Răspunsul scurt: o semnătură de email profesională are cinci sau șase rânduri: numele, funcția, firma, o cale de contact, adresa site-ului și, eventual, un logo mic. Atât. Se setează o singură dată, în Gmail din Setări, la secțiunea Semnătură, iar în Outlook din Setări, la Semnături conturi. Cele mai multe probleme apar din ce se adaugă în plus: bannere mari, citate, imagini care ajung atașamente și disclaimere de o jumătate de pagină.

Pe prima pagină din Google la „semnătură email” sunt mai ales generatoare de semnături, care vor să-și vândă abonamentul, paginile de ajutor Google și Microsoft și câteva liste de exemple traduse din engleză. Lipsește partea simplă: ce pui efectiv într-o semnătură de firmă mică din România și cum o setezi fără unelte plătite. Pașii de mai jos sunt verificați pe paginile oficiale de ajutor Google și Microsoft, în septembrie 2026.

Ce conține o semnătură bună

  • Numele complet, scris la fel ca în restul comunicării.
  • Funcția sau rolul, dacă ajută clientul: „Inginer constructor”, „Programări și oferte”. Dacă ești singur în firmă, poate lipsi.
  • Numele firmei, scris exact cum apare pe site și pe profilul Google.
  • O cale de contact în plus față de email, de obicei una singură. Dacă nu vrei să dai telefonul, e perfect în regulă: emailul și site-ul ajung.
  • Adresa site-ului, scurtă, fără https:// în față: firma.ro.
  • Opțional, un logo mic și un singur link spre locul unde vrei să ajungă omul, de exemplu pagina de programări sau profilul cu recenzii.

Ordinea contează mai puțin decât consecvența. Toți cei din firmă ar trebui să aibă aceeași structură, doar cu numele și rolul schimbate. Un client care primește mesaje de la trei oameni diferiți din firmă trebuie să vadă aceeași firmă.

Ce e în plus

  • Citatele motivaționale. Nu spun nimic despre firmă, iar în conversațiile lungi se repetă de zece ori.
  • Bannerele mari, cu promoții. Se văd prost pe telefon, se învechesc repede și unele programe de email le blochează.
  • Iconițe pentru toate rețelele sociale. Pune una sau două, pe cele unde chiar postezi. O pagină de Facebook fără nimic din ultimul an face mai mult rău decât bine.
  • Disclaimere lungi, copiate de la corporații, despre confidențialitate. La o firmă mică arată ciudat și lungesc fiecare mesaj.
  • Fonturi speciale și culori multe. Destinatarul vede fontul lui implicit dacă nu îl are pe al tău, iar culorile se schimbă în modul întunecat.
  • Semnătura făcută integral ca imagine. Nu se poate copia textul din ea, nu apare în căutare și, dacă imaginea e blocată, omul nu vede nimic.

Cum setezi semnătura în Gmail

Pe calculator, potrivit paginii de ajutor Gmail:

  • Deschide Gmail și apasă pe Setări, rotița din dreapta sus.
  • Alege Vezi toate setările.
  • În fila Generale, coboară la secțiunea Semnătură și creează una nouă.
  • Scrie textul, formatează-l și, dacă vrei, adaugă imaginea cu butonul de inserare imagine.
  • Deasupra casetei alegi semnătura implicită pentru mesajele noi și pentru răspunsuri. Dacă ai mai multe adrese, la Trimite e-mailuri ca, fiecare poate avea semnătura ei.
  • Coboară până jos și apasă Salvează modificările.

Google spune că semnătura poate avea cel mult 10.000 de caractere și că imaginea intră și ea în calcul. Dacă primești o eroare la salvare, micșorează imaginea.

Pe Android, în aplicația Gmail: meniul din stânga sus, apoi Setări, alegi contul și apeși Semnătură mobilă. Semnătura de pe telefon e doar text. Dacă nu creezi una în aplicație, mesajele trimise de pe telefon o folosesc pe cea făcută pe calculator. Pe iPhone, pașii sunt asemănători, din setările contului în aplicația Gmail.

Cum setezi semnătura în Outlook

În Outlook nou pentru Windows și în Outlook pe web, potrivit paginii de ajutor Microsoft:

  • Apasă pe Setări, rotița din partea de sus.
  • Alege Semnături conturi și, dacă ai mai multe conturi, alege-l pe cel potrivit.
  • Apasă Adăugați semnătura și dă-i un nume ușor de recunoscut.
  • Scrie și formatează semnătura în caseta de editare.
  • Bifează dacă vrei să apară automat la mesajele noi și la răspunsuri sau redirecționări.
  • Apasă Salvare.

În Outlook clasic, cel instalat pe calculator, pornești de la un mesaj nou: din meniul Mesaj alegi Semnătură, apoi Semnături. Alegi contul de email, apeși Nou, dai un nume, scrii semnătura la Editare semnătură și setezi la Alegere semnătură implicită unde apare automat. La final, OK.

Atenție: în Outlook, semnătura se salvează uneori doar pe calculatorul pe care ai făcut-o. Dacă folosești și telefonul sau alt calculator, verifică semnătura și acolo.

Logoul: de ce apare ca atașament și cum eviți asta

E cea mai frecventă plângere. Pui un logo frumos în semnătură, iar destinatarul vede la fiecare mesaj un atașament numit image001.png. Se întâmplă pentru că imaginea e trimisă odată cu mesajul, ca atașament ascuns, iar unele programe de email o afișează ca atașament normal.

Ai două variante:

  • Imagine atașată, cum face implicit Outlook când lipești o poză. Se vede fără clic în plus, dar apare uneori ca atașament și mărește fiecare mesaj.
  • Imagine legată, adică găzduită pe site-ul tău și doar afișată în mesaj. Nu apare ca atașament, dar unele programe nu afișează imaginile externe până nu apasă destinatarul pe un buton, deci la primul mesaj s-ar putea să nu se vadă.

Varianta legată e de obicei mai curată. Pune logoul pe site, la o adresă fixă, și inserează-l în semnătură din adresă. În plus, dacă schimbi logoul pe site, se schimbă în toate semnăturile.

Logoul trebuie să fie mic ca fișier, cel mult câteva zeci de kilobytes, și mic pe ecran, cam cât două rânduri de text. Un logo de 2 MB trimis la fiecare mesaj umple cutia clienților tăi.

Semnătura și emailul pe domeniu

O semnătură bine făcută sub un mesaj trimis de pe o adresă gratuită, de genul firma.reparatii@gmail.com, pierde jumătate din efect. Clientul vede firma în semnătură și un cont personal în câmpul De la. Dacă nu ai încă o adresă pe domeniul firmei, variantele și prețurile sunt în articolul despre emailul de firmă.

Tot acolo sunt setările SPF, DKIM și DMARC. Nicio semnătură nu te scapă de Spam dacă ele lipsesc.

Linkurile din semnătură: unde să ducă

Un singur link bine ales valorează mai mult decât cinci iconițe. Câteva idei, după ce face firma:

  • Pagina principală a site-ului, dacă e clară și are datele de contact la vedere. Ce ar trebui să conțină o astfel de pagină am scris în articolul despre site-ul de prezentare.
  • Pagina de programări, dacă lucrezi pe programare.
  • Profilul Google cu recenzii, dacă ai multe și bune. Ajută la încredere, mai ales la oferte trimise unor clienți noi.
  • Pagina cu lucrări sau cu testimoniale, dacă vinzi proiecte mari.

Dacă vinzi online, nu pune în semnătură regulile de retur. Pune-le într-o pagină a site-ului și trimite link spre ea din emailul de confirmare a comenzii. Cum arată o astfel de pagină e în articolul despre politica de retur.

Un exemplu de semnătură, gata de copiat

Pentru o firmă de instalații fictivă, semnătura ar putea arăta așa, rând cu rând:

  • Andrei Popescu
  • Instalator autorizat, oferte și programări
  • Instal Nord SRL
  • andrei@instalnord.ro · instalnord.ro

Patru rânduri, fără nimic de care să nu aibă nevoie clientul. Dacă firma e mai mare sau mai veche, poți adăuga logoul și un rând cu orașele în care lucrezi. Dacă e un singur om, primul și ultimul rând pot fi suficiente.

Cum facem noi

La site-urile pe care le construim, emailul pe domeniul firmei e inclus în abonament, cu setările din spate făcute de noi. Site-ul îl vezi gata înainte să plătești. Vezi ce conține fiecare pachet sau scrie-ne.

Pe scurt

  • O semnătură profesională are nume, rol, firmă, o cale de contact și site-ul. Restul e opțional.
  • Lasă deoparte citatele, bannerele mari, disclaimerele lungi și semnăturile făcute integral ca imagine.
  • În Gmail: Setări, Vezi toate setările, Semnătură, Salvează modificările. Limita e de 10.000 de caractere, cu tot cu imaginea.
  • În Outlook nou și pe web: Setări, Semnături conturi, Adăugați semnătura, Salvare.
  • Pune logoul pe site și leagă-l în semnătură, ca să nu apară ca atașament la fiecare mesaj.
  • Semnătura are sens sub o adresă pe domeniul firmei, nu sub un cont gratuit.