Ca să ai o adresă de email de firmă, de genul nume@firma.ro, îți trebuie două lucruri: un domeniu al firmei și un serviciu care ține cutiile de email. Variantele uzuale sunt cutiile incluse la găzduirea site-ului, Google Workspace, Microsoft 365 sau un plan gratuit cu limite, cum e cel de la Zoho. După ce alegi, mai rămân trei setări în DNS, numite SPF, DKIM și DMARC, care îi ajută pe cei care îți primesc mesajele să vadă că sunt chiar de la tine.

Prețurile de mai jos sunt cele afișate pe paginile oficiale ale furnizorilor pe 24 septembrie 2026. Se schimbă des, așa că verifică-le din nou înainte să cumperi.

De ce nume@firma.ro și nu firma@gmail.com

Primul motiv e încrederea. O ofertă venită de pe o adresă pe domeniul firmei arată ca o ofertă de la o firmă. Aceeași ofertă, de pe o adresă gratuită, arată ca un om care încearcă ceva. Nu e corect, dar așa citesc mulți clienți, mai ales la sume mari.

Al doilea motiv e controlul. Adresa pe domeniu e a firmei, nu a unui om. Când pleacă un angajat, cutia lui rămâne la firmă, cu tot istoricul cu clienții. Poți avea adrese pe roluri, cum ar fi contact@, oferte@ sau facturi@, și le poți muta de la un om la altul fără să anunți pe nimeni.

Al treilea motiv e libertatea. Dacă domeniul e pe numele firmei tale, poți schimba furnizorul de email fără să-ți schimbi adresa. Clienții îți scriu în continuare la același nume@firma.ro.

Ce îți trebuie înainte

Un domeniu înregistrat, ideal pe numele firmei, și acces la setările lui DNS, adică la locul unde spui internetului pe ce servere stau site-ul și emailul. Dacă ți-a făcut altcineva site-ul, întreabă întâi pe numele cui e domeniul și cine are acces la DNS. Răspunsul spune multe despre cât de liber ești să schimbi ceva mai târziu.

Variantele reale și cât costă

  • Cutii de email incluse la găzduirea site-ului. Multe pachete de găzduire includ conturi de email fără cost separat. Spațiul e de obicei mai mic, iar filtrele de spam și aplicațiile diferă mult de la un furnizor la altul. Dezavantajul principal: site-ul și emailul stau pe același server, deci o mutare sau o problemă la găzduire le atinge pe amândouă.
  • Google Workspace. Pe pagina oficială, planul Business Starter apare la 6,80 € pe utilizator pe lună, fără taxe, cu o economie de 16% dacă te angajezi pe un an. Include 30 GB de spațiu pe persoană și interfața Gmail. Poți încerca gratis 14 zile.
  • Microsoft 365 Business Basic. Pe pagina oficială pentru România apare la 6,07 € pe utilizator pe lună, cu abonament anual, fără TVA. Cutia de email are 100 GB, iar Outlook, Word și Excel sunt incluse în varianta web și mobilă. Proba gratuită durează o lună și cere un card.
  • Zoho Mail, planul gratuit. Până la 5 utilizatori, 5 GB de spațiu fiecare, pentru un singur domeniu. Emailul se citește doar pe site-ul lor și în aplicația lor, fără IMAP, POP sau ActiveSync, deci nu îl legi de Outlook sau de aplicația de email a telefonului.

Atenție la socoteală: planurile mari se plătesc per utilizator. Trei oameni în firmă înseamnă de trei ori prețul. Înainte să cumperi cinci cutii, verifică dacă furnizorul permite aliasuri, adică adrese în plus care ajung în aceeași cutie. Pentru multe firme mici, două cutii reale și câteva aliasuri acoperă tot.

Există o adresă de email de firmă gratuită?

Da, dar cu compromisuri. Planul gratuit de la Zoho e cea mai cunoscută variantă, cu limitele de mai sus. Cutiile incluse la găzduire sunt și ele gratuite în sensul că nu plătești separat pentru ele, ci odată cu site-ul.

Un truc vechi nu mai merge: să citești emailul de firmă direct în contul de Gmail personal, prin preluare POP. Google a anunțat că, după primul trimestru din 2026, funcția nu mai acceptă utilizatori noi, iar cei existenți o mai pot folosi până în ianuarie 2027. Dacă găsești tutoriale care o recomandă, sunt depășite.

Ce pierzi cel mai des la variantele gratuite: spațiu puțin, fără legătură cu programele de pe calculator, fără ajutor când ceva nu merge și, uneori, setări DNS pe care trebuie să le faci singur. Pentru un om care trimite zece mesaje pe zi, pot fi suficiente. Pentru o firmă care trimite oferte și facturi, de obicei nu.

SPF, DKIM și DMARC, explicate fără jargon

Oricine poate scrie un email care pretinde că vine de la adresa ta. Cele trei setări sunt modul în care serverul care primește mesajul verifică dacă e adevărat. Se pun toate în DNS, ca niște rânduri de text.

  • SPF e lista publică a serverelor care au voie să trimită emailuri în numele domeniului tău. Dacă un mesaj vine de pe alt server, destinatarul are motiv de suspiciune.
  • DKIM e o semnătură pusă pe fiecare mesaj trimis. Destinatarul o verifică cu o cheie publicată în DNS-ul tău și află și dacă mesajul a fost modificat pe drum.
  • DMARC e regula care spune ce să facă destinatarul cu un mesaj care pică primele două verificări: să-l lase să treacă, să-l pună în Spam sau să-l respingă. Tot DMARC poate cere rapoarte despre cine trimite emailuri în numele tău. De obicei se începe cu o regulă doar de monitorizare și se înăsprește după ce vezi rapoartele.

Nu sunt un moft. Din 1 februarie 2024, Google cere oricui trimite mesaje spre conturi Gmail personale să aibă măcar SPF sau DKIM, iar celor care trimit peste 5.000 de mesaje pe zi, pe toate trei. O firmă mică nu ajunge la 5.000, dar nu are niciun motiv să se oprească la minimum: pune-le pe toate trei.

Un lucru trebuie spus cinstit: aceste setări nu garantează că mesajele tale ajung în Inbox. Contează și ce scrii, cât de des trimiți și dacă oamenii îți marchează mesajele ca spam. Fără ele însă, pornești cu un dezavantaj pe care nu ai de ce să-l ai.

Cum verifici dacă emailul tău e configurat corect

Cel mai simplu test: trimite un mesaj de pe adresa de firmă către un cont Gmail. Deschide-l, apasă pe cele trei puncte din dreapta sus a mesajului și alege Afișează originalul. În partea de sus vezi trei rânduri: SPF, DKIM și DMARC. Dacă scrie PASS la toate, ești în regulă. Dacă scrie FAIL sau lipsește unul, știi exact ce ai de reparat.

Greșelile pe care le vedem des

  • Două rânduri SPF pentru același domeniu, pentru că s-a adăugat un furnizor nou fără să se modifice rândul vechi. Regula e un singur rând SPF, care îi cuprinde pe toți cei care trimit.
  • Formularul de pe site trimite emailul ca și cum ar veni de la adresa clientului care l-a completat. Serverul tău nu are voie să trimită în numele domeniului clientului, deci mesajul pică verificările și ajunge în Spam sau nu ajunge deloc. Corect e să trimită de pe o adresă a ta, cu adresa clientului la Răspunde către.
  • Cutia firmei făcută pe contul personal al cuiva, cu parola știută doar de el.
  • O singură parolă, împărțită de toată echipa, pe o cutie comună. Când pleacă cineva, nu mai știi cine are acces.
  • Site-ul are certificat de securitate, dar emailul nu e configurat deloc. Sunt două lucruri separate. Despre primul am scris în articolul despre certificat SSL.

Cum facem noi

În ambele pachete, emailul pe domeniul firmei e inclus, iar setările din spate, cu SPF, DKIM și DMARC, le facem noi. Domeniul e înregistrat pe numele firmei tale de la început, deci adresa rămâne a ta. Dacă vrei să știi cât costă tot ce ține de un site, cu domeniu, găzduire și email, am făcut socoteala în articolul despre creare site și preț, iar ce intră în întreținerea lunară e în cel despre mentenanță site.

Site-ul îl vezi gata înainte să plătești, fără avans și fără contract pe un an. Vezi ce conține fiecare pachet sau scrie-ne cu ce se ocupă firma ta.

Pe scurt

  • Pentru nume@firma.ro îți trebuie un domeniu al firmei și un serviciu de email.
  • Pe 24 septembrie 2026: Google Workspace Business Starter 6,80 € și Microsoft 365 Business Basic 6,07 €, pe utilizator pe lună, fără taxe.
  • Gratis se poate, cu limite: Zoho are un plan pentru 5 utilizatori, doar pe web și în aplicația lor.
  • Preluarea emailului de firmă în Gmail prin POP nu mai e disponibilă pentru utilizatori noi.
  • Pune SPF, DKIM și DMARC. Nu garantează Inboxul, dar fără ele pornești în dezavantaj.
  • Verifică cu Afișează originalul în Gmail: trei de PASS înseamnă că ești în regulă.