Politica de confidențialitate e pagina în care explici ce date personale aduni de la oameni, de ce, cât le ții și ce poate face omul în legătură cu ele.
Înainte de orice: articolul ăsta nu e consultanță juridică. E o hartă a subiectelor, scrisă de oameni care construiesc site-uri, nu de avocați. Pentru un site care colectează multe date sau vinde online, textul final merită citit de cineva care chiar are dreptul să-ți spună dacă e bun.
Ai nevoie de ea mai devreme decât crezi
Mulți cred că paginile astea sunt pentru magazine online. Nu e așa. Pragul se trece mult mai devreme, iar majoritatea site-urilor de prezentare îl trec fără să știe.
Situații care înseamnă deja prelucrare de date personale:
- Ai un formular de contact. Numele și emailul sunt date personale, chiar dacă le primești doar pe email și nu le stochezi nicăieri.
- Ai un formular de înscriere la newsletter.
- Ai instalat un instrument de analiză a traficului, de genul Google Analytics.
- Ai butoane sau conținut încorporat de pe alte platforme, care pot pune identificatori în browserul vizitatorului.
- Ai un sistem de programări online.
Practic, dacă site-ul tău are un formular sau măsoară traficul, ai nevoie de pagină. Iar un site fără niciunul dintre cele două e rar și, de obicei, nu prea folositor.
Ce trebuie să conțină
Ideea de bază a regulilor europene de protecție a datelor e simplă: omul are dreptul să știe ce se întâmplă cu informațiile lui, într-un limbaj pe care îl înțelege. Restul sunt detalii.
Capitolele care se regăsesc, în general, într-o astfel de pagină:
- Cine ești. Denumirea completă a firmei, sediul, codul de înregistrare, o adresă de email la care se poate scrie pe subiectul ăsta.
- Ce date aduni. Concret, pe categorii: nume, email, telefon, conținutul mesajului, adresă IP, date de navigare.
- De ce le aduni. Fiecare categorie are un scop. Ca să răspund la mesajul tău. Ca să trimit newsletterul. Ca să înțeleg cum e folosit site-ul.
- Pe ce temei. Consimțământul omului, executarea unui contract, o obligație legală, sau interesul legitim. Fiecare scop are temeiul lui.
- Cât le ții. Un termen, nu o formulare vagă de tipul atât cât e necesar.
- Cine le mai vede. Aici intră furnizorii tăi: găzduirea, platforma de email, instrumentul de analiză. Da, trebuie numiți.
- Dacă pleacă în afara Uniunii Europene. Multe servicii populare sunt americane, iar asta trebuie spus.
- Ce drepturi are omul. Să afle ce date ai despre el, să le corecteze, să le șteargă, să se opună, să și le ia cu el.
- Cum și le exercită. O adresă concretă și un termen de răspuns.
- Unde se plânge, dacă nu e mulțumit de răspunsul tău.
- Data ultimei actualizări.
Capitolul pe care îl sare toată lumea
Din experiența de a construi și prelua site-uri, capitolul cel mai des lipsă e cel cu furnizorii, adică lista firmelor care, prin natura lucrurilor, ajung să vadă datele vizitatorilor tăi.
E lipsă pentru că nimeni nu se gândește la ei ca la niște terți. Dar sunt: firma care îți găzduiește site-ul are datele pe server, platforma prin care trimiți newsletter are lista de emailuri, instrumentul de analiză are datele de navigare, iar dacă primești mesajele de pe formular pe o adresă de Gmail sau similară, și furnizorul acela e pe listă.
Nu e nimic rușinos în asta și nu trebuie ascuns. Trebuie doar scris. Un text care spune că nu transmitem datele nimănui, pe un site găzduit undeva și măsurat cu ceva, e pur și simplu neadevărat.
De ce modelul copiat te lasă descoperit
Tentația e mare: cauți un model, copiezi, schimbi numele firmei. Problema nu e că e nepoliticos, ci că pagina ajunge să descrie alt site decât al tău.
Tipare întâlnite des în paginile copiate:
- Se enumeră date pe care tu nu le aduni deloc, de exemplu date de card, pe un site care nu încasează nimic.
- Se numesc furnizori pe care nu îi folosești, și lipsesc cei pe care chiar îi folosești.
- Se promit termene de răspuns pe care nimeni din firmă nu le cunoaște.
- Rămâne numele firmei de la care s-a copiat, undeva la mijlocul textului.
Efectul practic: dacă cineva chiar verifică, pagina ta devine dovada că nu știi ce se întâmplă pe propriul site. E mai rău decât o pagină scurtă, dar adevărată.
Bannerul de cookie e alt lucru
Se confundă permanent, deși sunt două mecanisme diferite cu roluri diferite.
Politica de confidențialitate e un text care explică. Bannerul de cookie e un mecanism care trebuie să și facă ceva: să nu pornească instrumentele de urmărire până când omul nu apasă Accept.
Greșeala cea mai frecventă, și se vede pe foarte multe site-uri românești: bannerul apare, dar scripturile de analiză și de publicitate se încarcă oricum, din prima secundă, indiferent ce apeși. Atunci bannerul nu e conformitate, e decor. Poți verifica singur, în uneltele de dezvoltare din browser, dacă se fac cereri către instrumentele de urmărire înainte să apeși ceva.
A doua greșeală: un banner care are doar butonul Accept. Dacă refuzul cere mai multe apăsări decât acceptul, sau lipsește cu totul, mecanismul nu oferă o alegere reală.
Pe site-ul nostru, instrumentele de măsurare pornesc pe refuzat implicit și devin active doar după accept. Nu e o performanță, e felul în care ar trebui să funcționeze peste tot.
Unde se pune și cum arată
Câteva lucruri practice, care nu țin de conținut dar se greșesc constant:
- Link în subsol, pe toate paginile site-ului. Acolo o caută lumea.
- Link și lângă fiecare formular, înainte de butonul de trimitere.
- Text citibil în pagină, nu o poză cu text și nu un PDF de descărcat.
- Pagină separată de termeni și condiții. Sunt două documente cu roluri diferite, iar amestecarea lor le face pe amândouă greu de folosit.
- Fără bifă precompletată la formular. Un consimțământ bifat dinainte nu e consimțământ.
- Lasă pagina accesibilă motoarelor de căutare. Chiar dacă nu vrei să apară în rezultate, e altceva decât să o blochezi complet.
Când o actualizezi
Pagina asta nu se scrie o dată. Se schimbă ori de câte ori se schimbă ce faci cu datele.
Momentele care cer o recitire: adaugi un formular nou, instalezi un instrument de analiză sau de publicitate, schimbi platforma de email, începi să trimiți newsletter, sau schimbi găzduirea. Fiecare dintre ele înseamnă o categorie de date sau un furnizor în plus.
Și, chiar dacă nu s-a schimbat nimic, o recitire pe an e un obicei sănătos. De cele mai multe ori descoperi cu ocazia asta un instrument instalat acum un an, de care nimeni nu-și mai amintea.
Pe scurt
- Ai nevoie de pagină chiar și cu un simplu formular de contact sau cu un instrument de analiză.
- Scrie ce date aduni, de ce, cât le ții, cine le mai vede și ce drepturi are omul.
- Capitolul cel mai des lipsă e lista furnizorilor: găzduire, email, analiză.
- Nu copia. Ajungi să descrii alt site decât al tău.
- Bannerul de cookie e un mecanism, nu un text. Dacă scripturile pornesc oricum, e decor.
- Actualizează pagina la fiecare instrument nou instalat, și recitește-o o dată pe an.